E-Rechnung ist Pflicht.
Empfang ist nur der Anfang. Prüfung, Freigabe, Ablage und Nachweis bleiben in vielen KMU manuell.
KI ja. Kontrollverlust nein.
Souveräne KI-
Souveräne KI-Prozessautomatisierung für KMU und Kommunen.
Wir automatisieren Rechnungen, Posteingang, Anträge und Dokumentenprozesse — mit auditierbaren Workflows, KI-Agenten, Mensch-im-Loop und Betrieb in kontrollierter Infrastruktur.
- On-Premise / Private Cloud
- DSGVO-bewusstes Prozessdesign
- E-Rechnung · OZG · GoBD
- AI Act / NIS2 vorbereitbar
- Audit-Trails · Mensch im Loop
- Open-Source-Stack
Warum jetzt?
Digitalisierungspflicht trifft auf Fachkräftemangel.
E-Rechnung, OZG, AI Act, DSGVO, NIS2 und GoBD erhöhen den Druck. Gleichzeitig fehlen Menschen für Buchhaltung, Verwaltung, Sachbearbeitung und Dokumentenprozesse. Genau da setzt ProzessFabrik an.
Posteingänge sind Vorgangs-Stau.
Mails, PDFs, Portale und Zuständigkeiten laufen nebeneinander. Fristen und Verantwortlichkeiten werden unscharf.
OZG digitalisiert den Eingang, nicht die Bearbeitung.
Digitale Anträge helfen wenig, wenn Sachbearbeitung, Nachweise und Rückfragen weiter ungeordnet bleiben.
AI Act verlangt Kontrolle.
KI-Einsatz braucht Rollen, Dokumentation, menschliche Aufsicht und nachvollziehbare Prozesslogik.
Schatten-KI schafft Risiken.
Unklare Tools, Providerketten und Datenabflüsse sind kein tragfähiges Betriebsmodell für sensible Prozesse.
Fachkräftemangel trifft Routinearbeit.
Mails sortieren, Belege prüfen, Anträge nachfragen — die gute Zeit der guten Leute geht für Pflichtroutine drauf.
Unser Ansatz
ProzessFabrik baut arbeitende Prozesssysteme — nicht nur Tool-Demos.
Wir verbinden Workflow-Engine, Datenbackend, Dokumenten-KI und Agentenlogik zu kontrollierbaren Prozessbausteinen. KI bereitet vor, prüft, sortiert und schlägt vor. Menschen behalten Freigabe, Verantwortung und Kontrolle.
Prozess-Scan
Engpässe, Datenflüsse, Risiken und ROI sichtbar machen.
- 1–3 Prozesse priorisieren
- Datenfluss + Schutzbedarf
- Roadmap und Pilot-Skizze
Workflow
Freigaben, Rollen, Status und Schnittstellen verlässlich orchestrieren.
- n8n / Motia / Supabase
- Rollen, Schwellen, Eskalation
- Benachrichtigungen + Audit
Dokumenten-KI
Klassifikation, Extraktion, Dubletten und Plausibilität — überprüfbar.
- XRechnung · ZUGFeRD · PDF
- Lieferant · Betrag · Bezug
- Source-Citations im Beleg
Agenten
Vorschläge, Rückfragen, Eskalationen — immer mit Mensch im Loop.
- Klare Aufgaben statt Hype
- Fallback auf Mensch
- Logging jeder Entscheidung
Betrieb
On-Premise, Private Cloud oder DE/EU-Hosting nach Schutzbedarf.
- Datenhoheit + Backups
- Monitoring + Updates
- Quartalsreview
Architektur
Souverän von Eingang bis Nachweis.
Der Unterschied liegt nicht in einem einzelnen KI-Modell, sondern im kontrollierten Zusammenspiel: digitale Eingänge, Workflows, KI-Agenten, Datenhaltung und auditierbarer Betrieb.
- Daten bleiben im definierten Betriebsmodell: DE/EU, Private Cloud oder On-Premise.
- KI schlägt vor, aber Freigaben und Außenwirkung bleiben kontrolliert.
- Jeder kritische Schritt wird als Nachweis- und Review-Pfad gedacht.
Pilotprojekte
Fünf Einstiege mit echtem Bedarf.
Keine Mini-Spielereien. Keine Mammutprogramme. Jeder Pilot ist groß genug für echten Nutzen und klein genug, um in Wochen statt Jahren beweisbar zu werden.
E-Rechnungs- und Rechnungsfreigabe-Agent
Rechnungen erkennen, Daten extrahieren, Dubletten prüfen, Freigaben vorbereiten und strukturiert an Buchhaltung, DATEV, ERP oder DMS übergeben.
Posteingangs- und Vorgangs-Agent
E-Mails, PDFs und Portale in Vorgänge übersetzen: klassifizieren, zustellen, fehlende Infos markieren und Fristen sichtbar machen.
DATEV-/Mandanten-Kompass
Belege, Mandantenrückfragen und Vollständigkeit vor DATEV besser sortieren. Keine Steuerberatung, keine autonome Buchung.
Kommunale Antragsvorprüfung / OZG-Light
Digitale Eingänge vorprüfen, Nachweise und Rückfragen strukturieren, Sachbearbeitung entlasten — ohne Bescheid-Blackbox.
Raum-, Event- und Buchungs-Cockpit
Anfrage, Prüfung, Angebot, Vertrag, Rechnung und Kalender in einen steuerbaren Prozess bringen. Sichtbar, demo-fähig, referenzfähig.
AI-Act-/NIS2-Kontrollprozess
KI- und Sicherheitsprozesse dokumentieren: Rollen, Freigaben, Eskalationen, Nachweise und Review-Pfade für sensible Organisationen.
Abgrenzung
Kein Standard-KI-Tool. Kein Blackbox-RPA.
Typischer Reflex
- Cloud-Tool einkaufen
- Prozess bleibt unklar
- Datenfluss wird nachträglich erklärt
- Freigabewege liegen im Bauchgefühl
- Nachweise fehlen, wenn es ernst wird
ProzessFabrik-Ansatz
- Erst Prozess und Datenfluss sichtbar machen
- Dann Rollen, Freigaben und Eskalationen definieren
- KI als assistierende Prozessschicht einsetzen
- On-Premise / Private Betrieb nach Schutzbedarf
- Audit-Trails und Reviews von Anfang an mitdenken
Pakete
Vom Prozess-Scan zum Managed Agent.
Klarer Einstieg, klare Stufen. Detailpreise klären wir im Gespräch, nicht im Preisschilderwald.
| Paket | Zweck | Form |
|---|---|---|
| Erstgespräch | Bedarf qualifizieren, kein Beratungsmarathon. | 30 Minuten Video |
| Prozess- & Souveränitäts-Scan | 1–3 Prozesse, Risiken, ROI, Roadmap. | Festpreis-Scan |
| Deep Scan / Pilotdesign | Architektur, Datenschutz-/Betriebsmodell, MVP-Backlog. | Festpreis-Paket |
| Pilotimplementierung | Ein klarer Prozess in 4–8 Wochen. | Festpreis je Scope |
| Managed Agent | Betrieb, Monitoring, Wartung, Quartalsreview. | Monatlich, SLA-fähig |
Detailpreise und SLA-Stufen im Angebot — nach Scope, Schutzbedarf und Betriebsmodell. Auf Anfrage.
Erfahrung
Erst beweisen, dann skalieren.
ProzessFabrik entsteht aus realen Prozessproblemen — nicht aus Folienlogik.
Altes Stadthaus Cottbus & lausitz.live
Anfrage-, Buchungs-, Vertrags-, Rechnungs- und Verwaltungsabläufe wurden im Umfeld des Alten Stadthauses Cottbus und der Plattform lausitz.live praktisch aufgebaut und unter Last getestet. Aus dieser Praxis entstehen die wiederverwendbaren Bausteine für KMU- und kommunale Prozesse.
- Veranstaltungs- und Raumbuchung End-to-End
- PDF-Verträge, E-Rechnung, Kalender, CRM
- Mandantenfähigkeit + Audit-Logs
Was wir mitnehmen — und was nicht.
Wir übernehmen Prozessbausteine, Datenmodelle und Betriebs-Erfahrung. Wir übernehmen nicht die Wahrheit eines Einzelkunden. Jeder Pilot bekommt eigenes Datenmodell, eigene Rollen und eigene Nachweispflichten — sauber abgegrenzt.
- Domain-neutrale Architektur
- Versionierte Regelwerke statt Code-Magie
- Mandantentrennung von Anfang an
FAQ
Fragen, die wir lieber früh klären.
Ist ProzessFabrik eine Cloud-KI?
Nein. Je nach Schutzbedarf sind Deutschland/EU-Hosting, Private Cloud oder On-Premise-Betrieb möglich. Der Datenfluss wird vor dem KI-Einsatz geklärt.
Verspricht ihr garantierte DSGVO- oder AI-Act-Konformität?
Nein, solche Pauschalversprechen wären unseriös. Wir bauen Prozesse DSGVO-bewusst und auditierbar und bereiten Dokumentation, Rollen, Freigaben und Nachweise sauber vor.
Ersetzt die KI Mitarbeiter?
Nein. Die KI übernimmt Vorarbeit: sortieren, extrahieren, prüfen, vorschlagen, Rückfragen vorbereiten. Entscheidungen und Außenwirkung bleiben freigegeben.
Warum stehen keine Preise auf der Homepage?
Weil unser Wert in Scope, Datenmodell, Betriebsmodell und Nachweisen liegt — nicht in einer Stückzahl. Detailpreise klären wir im Angebot, nach Scan und Schutzbedarf.
Wie startet ein Projekt?
Mit einem kurzen Erstgespräch und danach, wenn sinnvoll, einem Prozess-/Souveränitäts-Scan. Daraus entsteht Scope, ROI und Pilotfahrplan.
Startpunkt
Welcher Prozess frisst bei Ihnen gerade die meiste Zeit?
In einem kurzen Erstgespräch prüfen wir, ob ein Prozess-Scan sinnvoll ist — und ob sich ein Pilot wirtschaftlich und organisatorisch lohnt.