E-Rechnung ist Pflicht.
Empfang ist nur der Anfang. Prüfung, Freigabe, Ablage und Nachweis bleiben in vielen KMU manuell.
Von Schatten-KI zu geprüften Prozessen.
Kontrollierte KI-
Kontrollierte KI-Prozesse für vertrauliche Geschäfts- und Verwaltungsdaten.
ProzessFabrik verbindet Workflows, KI-Agenten und Fachsysteme zu einer kontrollierten Prozessschicht — mit Rollen, Freigaben, Nachweisen und Betrieb nach Schutzbedarf.
- EU-/DE-Betrieb möglich
- DSGVO-bewusstes Design
- AI-Act-Readiness
- Rollen & Freigaben
- Audit-Logs & Nachweise
- Mensch im Loop
Warum jetzt?
Regulierung trifft Praxisdruck.
E-Rechnung, OZG, AI Act, DSGVO, NIS2, Data Act und GoBD erhöhen die Anforderungen an digitale Prozesse. Gleichzeitig nutzen Teams längst KI im Alltag — oft ohne klare Datenflüsse, Freigaben oder Nachweise.
Posteingänge sind Vorgangs-Stau.
Mails, PDFs, Portale und Zuständigkeiten laufen nebeneinander. Fristen und Verantwortlichkeiten werden unscharf.
OZG digitalisiert den Eingang, nicht die Bearbeitung.
Digitale Anträge helfen wenig, wenn Sachbearbeitung, Nachweise und Rückfragen weiter ungeordnet bleiben.
AI Act ist kein Zukunftsthema mehr.
KI-Einsatz braucht Inventar, Klassifizierung, menschliche Aufsicht, Dokumentation und nachvollziehbare Prozesslogik.
Schatten-KI schafft Risiken.
Unklare Tools, Providerketten und Datenabflüsse sind kein tragfähiges Betriebsmodell für sensible Prozesse.
Fachkräftemangel trifft Routinearbeit.
Mails sortieren, Belege prüfen, Anträge nachfragen — die gute Zeit der guten Leute geht für Pflichtroutine drauf.
AI Act, DSGVO & NIS2
Nicht nur KI-Zugang — Prozesskontrolle.
Viele Tools beantworten Prompts. ProzessFabrik baut den kontrollierten Rahmen darum: welche Daten in welchen KI-Schritt dürfen, wer prüft, wo Nachweise entstehen und wann ein Mensch entscheiden muss.
Inventar & Risikoklasse
KI- und Prozessinventar, Zweck, Schutzbedarf und AI-Act-Risikoklassifizierung als Grundlage statt Bauchgefühl.
Datenfluss & Betriebsmodell
Welche Daten laufen wohin? EU-/DE-Hosting, Private Cloud oder On-Premise-nahe Architektur je nach Schutzbedarf.
Rollen, Freigaben, Aufsicht
Mensch-im-Loop, Eskalation, Verantwortlichkeiten und AI-Literacy-Bausteine dort, wo Entscheidungen Wirkung entfalten.
Logs, Nachweise, Löschung
Audit-Logs, Quellen, Prüfstatus, Löschkonzept sowie AVV/TOMs und Providerliste vorbereitbar — ohne Pauschalversprechen.
Unser Ansatz
Die Kontrollschicht zwischen KI, Workflow und Fachsystem.
Wir verbinden Workflow-Engine, Datenbackend, Dokumenten-KI und Agentenlogik zu kontrollierbaren Prozessbausteinen. KI bereitet vor, prüft, sortiert und schlägt vor. Menschen behalten Freigabe, Verantwortung und Außenwirkung.
Prozess-Scan
Engpässe, Datenflüsse, Risiken und ROI sichtbar machen.
- 1–3 Prozesse priorisieren
- Datenfluss + Schutzbedarf
- Roadmap und Pilot-Skizze
Workflow
Freigaben, Rollen, Status und Schnittstellen verlässlich orchestrieren.
- n8n / Motia / Supabase
- Rollen, Schwellen, Eskalation
- Benachrichtigungen + Audit
Dokumenten-KI
Klassifikation, Extraktion, Dubletten und Plausibilität — überprüfbar.
- XRechnung · ZUGFeRD · PDF
- Lieferant · Betrag · Bezug
- Source-Citations im Beleg
Agenten
Vorschläge, Rückfragen, Eskalationen — immer mit Mensch im Loop.
- Klare Aufgaben statt Hype
- Fallback auf Mensch
- Logging jeder Entscheidung
Betrieb
On-Premise, Private Cloud oder DE/EU-Hosting nach Schutzbedarf.
- Datenhoheit + Backups
- Monitoring + Updates
- Quartalsreview
Architektur
Souverän von Eingang bis Nachweis.
Der Unterschied liegt nicht in einem einzelnen KI-Modell, sondern im kontrollierten Zusammenspiel: digitale Eingänge, Workflows, KI-Agenten, Datenhaltung und auditierbarer Betrieb.
- Daten bleiben im definierten Betriebsmodell: DE/EU, Private Cloud oder On-Premise.
- KI schlägt vor, aber Freigaben und Außenwirkung bleiben kontrolliert.
- Jeder kritische Schritt wird als Nachweis- und Review-Pfad gedacht.
Pilotprojekte
Sechs Einstiege mit echtem Bedarf.
Keine Mini-Spielereien. Keine Mammutprogramme. Jeder Pilot ist groß genug für echten Nutzen und klein genug, um in Wochen statt Jahren beweisbar zu werden.
E-Rechnungs- und Rechnungsfreigabe-Agent
Rechnungen erkennen, Daten extrahieren, Dubletten prüfen, Freigaben vorbereiten und strukturiert an Buchhaltung, DATEV, ERP oder DMS übergeben.
Posteingangs- und Vorgangs-Agent
E-Mails, PDFs und Portale in Vorgänge übersetzen: klassifizieren, zustellen, fehlende Infos markieren und Fristen sichtbar machen.
DATEV-/Mandanten-Kompass
Belege, Mandantenrückfragen und Vollständigkeit vor DATEV besser sortieren. Keine Steuerberatung, keine autonome Buchung.
Kommunale Antragsvorprüfung / OZG-Light
Digitale Eingänge vorprüfen, Nachweise und Rückfragen strukturieren, Sachbearbeitung entlasten — ohne Bescheid-Blackbox.
Raum-, Event- und Buchungs-Cockpit
Anfrage, Prüfung, Angebot, Vertrag, Rechnung und Kalender in einen steuerbaren Prozess bringen. Sichtbar, demo-fähig, referenzfähig.
AI-Act- & Datenschutz-Readiness-Scan
KI-Nutzung und sensible Prozesse sichtbar machen: Inventar, Risikoklassifizierung, Datenflüsse, Rollen, Freigaben, Logging und Readiness-Backlog.
Abgrenzung
Von Schatten-KI zur geprüften Prozessschicht.
Schatten-KI & Tool-Wildwuchs
- Private Accounts und einzelne KI-Tools
- Unklare Datenflüsse und Providerketten
- Keine definierte menschliche Freigabe
- Ergebnisse ohne Quellen, Prüfstatus oder Log
- Compliance wird nachträglich erklärt
ProzessFabrik-Ansatz
- KI-Inventar, Prozessbausteine und Rollenmodell
- Dokumentierte Datenflüsse und Schutzbedarfe
- Mensch-im-Loop, Eskalation und klare Außenwirkung
- Logs, Quellen, Prüfstatus und Review-Pfade
- AVV/TOMs, Löschung und Betriebsmodell vorbereitbar
Pakete
Vom Prozess-Scan zum Managed Agent.
Klarer Einstieg, klare Stufen. Detailpreise klären wir im Gespräch, nicht im Preisschilderwald.
| Paket | Zweck | Form |
|---|---|---|
| Erstgespräch | Bedarf qualifizieren, kein Beratungsmarathon. | 30 Minuten Video |
| Prozess- & Souveränitäts-Scan | 1–3 Prozesse, Risiken, ROI, Roadmap. | Festpreis-Scan |
| AI-Act- & Datenschutz-Readiness-Scan | KI-Inventar, Datenflüsse, Rollen, Risikoklassifizierung, Nachweiskonzept. | Festpreis-Scan |
| Deep Scan / Pilotdesign | Architektur, Datenschutz-/Betriebsmodell, MVP-Backlog. | Festpreis-Paket |
| Pilotimplementierung | Ein klarer Prozess in 4–8 Wochen. | Festpreis je Scope |
| Managed Agent | Betrieb, Monitoring, Wartung, Quartalsreview. | Monatlich, SLA-fähig |
Detailpreise und SLA-Stufen im Angebot — nach Scope, Schutzbedarf und Betriebsmodell. Auf Anfrage.
Erfahrung
Erst beweisen, dann skalieren.
ProzessFabrik entsteht aus realen Prozessproblemen — nicht aus Folienlogik.
Altes Stadthaus Cottbus & lausitz.live
Anfrage-, Buchungs-, Vertrags-, Rechnungs- und Verwaltungsabläufe wurden im Umfeld des Alten Stadthauses Cottbus und der Plattform lausitz.live praktisch aufgebaut und unter Last getestet. Aus dieser Praxis entstehen die wiederverwendbaren Bausteine für KMU- und kommunale Prozesse.
- Veranstaltungs- und Raumbuchung End-to-End
- PDF-Verträge, E-Rechnung, Kalender, CRM
- Mandantenfähigkeit + Audit-Logs
Was wir mitnehmen — und was nicht.
Wir übernehmen Prozessbausteine, Datenmodelle und Betriebs-Erfahrung. Wir übernehmen nicht die Wahrheit eines Einzelkunden. Jeder Pilot bekommt eigenes Datenmodell, eigene Rollen und eigene Nachweispflichten — sauber abgegrenzt.
- Domain-neutrale Architektur
- Versionierte Regelwerke statt Code-Magie
- Mandantentrennung von Anfang an
FAQ
Fragen, die wir lieber früh klären.
Ist ProzessFabrik eine Cloud-KI?
Nein. Je nach Schutzbedarf sind Deutschland/EU-Hosting, Private Cloud oder On-Premise-nahe Architektur möglich. Der Datenfluss wird vor dem KI-Einsatz geklärt.
Verspricht ihr garantierte DSGVO- oder AI-Act-Konformität?
Nein, solche Pauschalversprechen wären unseriös. Wir bauen Prozesse DSGVO-bewusst und auditierbar und bereiten Dokumentation, Rollen, Freigaben, Löschung und Nachweise sauber vor. Die verbindliche Bewertung bleibt Sache von Datenschutz/Legal.
Macht ihr uns AI-Act-ready?
Wir bereiten die Grundlagen systematisch vor: KI-Inventar, Risikoklassifizierung, Dokumentation, menschliche Aufsicht, Logging, Providerübersicht und Schulungs-/AI-Literacy-Bausteine.
Warum reicht ChatGPT, Claude oder ein anderes KI-Tool nicht?
Weil KI-Zugang nur ein Teil des Problems ist. Organisationen brauchen kontrollierte Datenflüsse, Rollen, Freigaben, Nachweise, Betriebsmodell und klare Verantwortung.
Ersetzt die KI Mitarbeiter?
Nein. Die KI übernimmt Vorarbeit: sortieren, extrahieren, prüfen, vorschlagen, Rückfragen vorbereiten. Entscheidungen und Außenwirkung bleiben freigegeben.
Warum stehen keine Preise auf der Homepage?
Weil unser Wert in Scope, Datenmodell, Betriebsmodell und Nachweisen liegt — nicht in einer Stückzahl. Detailpreise klären wir im Angebot, nach Scan und Schutzbedarf.
Wie startet ein Projekt?
Mit einem kurzen Erstgespräch und danach, wenn sinnvoll, einem Prozess-/Souveränitäts-Scan oder AI-Act- & Datenschutz-Readiness-Scan. Daraus entstehen Scope, ROI und Pilotfahrplan.
Startpunkt
Welcher Prozess frisst bei Ihnen gerade die meiste Zeit?
In einem kurzen Erstgespräch prüfen wir, ob ein Prozess-Scan sinnvoll ist — und ob sich ein Pilot wirtschaftlich und organisatorisch lohnt.